Hoe Van Wijngaarden Super Safe structuur vond zonder de warmte te verliezen

De uitdaging

Het bedrijf staat bekend om haar betrokken en toegankelijke cultuur.
Het MT en de teamleiders zijn dichtbij, denken mee en staan klaar voor iedereen.
Maar de snelle groei maakte die openheid onhoudbaar:
besluiten duurden langer, verantwoordelijkheden vervaagden, en de agenda’s stonden vol met ad-hoc overleg.

De opdracht

Hoe breng je structuur en duidelijkheid in een organisatie die juist floreert op vrijheid en nabijheid?
Het doel: richting creëren zónder het warme familiegevoel te verliezen.

De aanpak

Fase 1 – Herkenning en begrip

Eerst werd onderzocht wat ieder nodig heeft om goed te kunnen functioneren.
MT en teamleiders brachten samen in kaart:

• Waar liggen ieders sterke punten en behoeften?
• Welke patronen houden onduidelijkheid in stand?
• Wat hebben we wél te behouden uit onze huidige cultuur?

“Iedereen voelde zich gehoord. Er kwam begrip voor elkaars manier van werken.”

Fase 2 – Structuur en duidelijkheid

Daarna volgde het kader: de RASCI-methode.
Deze gaf woorden aan wat eerder impliciet bleef: wie is verantwoordelijk, wie beslist, wie denkt mee?

• Rollen en verantwoordelijkheden werden visueel gemaakt.
• Overleggen kregen een duidelijke focus.
• Taken werden verdeeld in plaats van gedeeld.

“De RASCI gaf rust. We wisten ineens precies wie wat deed.”

Fase 3 – Toepassen in de praktijk

Met behulp van praktische tools leerde het team de structuur te gebruiken in de dagelijkse operatie:

• Duidelijke weekstarts en afsluitingen.
• Bespreekbare besluiten met vaste rollen.
• Korte reflecties om de werkwijze continu te verbeteren.

“Het gaf houvast, zonder dat we onze spontaniteit kwijtraakten.”

Fase 4 – Borging in de cultuur

De nieuwe werkwijze werd verankerd in het DNA van de organisatie:

• Terugkerende check-ins voor MT en teams.
• Aandacht voor communicatie, leiderschap en voorbeeldgedrag.
• Gezamenlijke reflectie: past dit nog bij wie we zijn?

“We hebben structuur gekregen, maar het voelt nog steeds als óns bedrijf.”

De begeleiding

• Danielle: ontwierp het traject en begeleidde de MT-sessies, ze bewaakte de balans tussen structuur en menselijkheid. En vertaalde de theorie naar herkenbare situaties op de werkvloer.

Samen met ons zorgde zij voor een traject waarin begrip, richting en toepassing hand in hand gingen.

Het resultaat

• MT en teamleiders werken met meer rust en duidelijkheid.
• Minder ad-hoc overleg en meer eigenaarschap in teams.
• Duidelijke rolverdeling zonder hiërarchie.
• Een cultuur waarin structuur juist vrijheid geeft.

“Het is duidelijker, rustiger en toch blijft het écht Van Wijngaarden.”

‍