Ze hadden alle vrijheid. Alleen wist niemand precies waar de kaders lagen.

Bedrijf: Van Wijngaarden Super Safe. Omvang: circa 50 medewerkers. Aan het woord: Peter van Wijngaarden (founder en eigenaar) en Johan de Ruijter (eigenaar). Vraag: rollen, kaders en leiderschap na een reeks interne promoties.

Waarom ze begonnen

Het liep niet slecht. Dat is het eerste wat Peter erover zegt.

Er waren wel nieuwe mensen bijgekomen en nieuwe functies gecreëerd. In de loop van de tijd waren er mensen gepromoveerd, vooral naar leidinggevende functies. Een chauffeur werd meewerkend voorman.

"Wij vonden gewoon: iemand die krijgt een totaal andere rol, die heeft gewoon begeleiding nodig daarin. En dat kunnen wij zelf niet."
Peter van Wijngaarden, founder en eigenaar

Johan had ondertussen zijn eigen reden. Zijn dagen werden gevuld door alles wat op zijn bord kwam.

"Dat betekent voor mij dat ik weer wat meer ruimte in mijn hoofd krijg om te innoveren en creatief bezig te kunnen zijn. Want daar ben ik wel wat in belemmerd."
Johan de Ruijter, eigenaar

Het uitzoeken van de juiste partij duurde even. Er zijn veel mensen die coaching geven. Johan wilde iemand die bij het bedrijf past. Danielle kwamen ze een paar keer tegen bij de VSO. Daar is het gesprek begonnen.

Wat er speelde

De verantwoordelijkheid was er altijd al wel. Alleen was onduidelijk waar die begon en waar die ophield.

Van Wijngaarden geeft veel ruimte. Iedereen heeft veel vrijheid binnen de kaders. Dat werd ook zo gecommuniceerd. Maar waar die kaders precies lagen, wist niemand hardop te zeggen.

Daarnaast zaten taken in hoofden en niet op papier. Geen functieprofielen, geen inwerkstructuur en geen gedeelde taal over wie waarvoor aanspreekbaar is.

Wat we hebben gedaan

• Teamsessies met het logistieke team. Met persoonlijke paspoorten, een Team Canvas en een Stinky Fish, om de onuitgesproken dingen op tafel te krijgen.
• Meerdere directiesessies. De directie loopt zelf mee in het traject, want de kaders komen bij hen vandaan.
• Samen met de leidinggevenden een RASCI per afdeling. Wie doet wat, wie is eindverantwoordelijk en wie vervangt wie bij ziekte.
• Functie- en competentieprofielen, gebaseerd op het Culture Canvas dat de directie eerder had vastgesteld.
• Skillsmatrices per rol en een 100-dagenprogramma per functie.
• Eén-op-één coaching met de mensen die net een nieuwe rol hadden gekregen, naast de groepssessies.
• Een gesprekskaart, zodat de meewerkend voorman zelf de gesprekken met zijn team kan voeren.
• Alles op locatie, in het werk. En tussen de sessies gewoon bereikbaar per telefoon en mail.

"Wij komen ook echt op de locatie, in de praktijk, in het werk wordt er getraind. Dat vind ik heel waardevol. Veel waardevoller dan allemaal taaie theorie."
Peter van Wijngaarden, founder en eigenaar

Wat er nu anders is

Na ongeveer driekwart jaar, met het traject nog lopend:

• Het is duidelijker voor iedereen welke taken bij zijn functie horen. Mensen pakken binnen hun taken veel meer zelf het initiatief.
• De kaders zijn helder. Erbuiten gaan mag, met toestemming van de directie.
• Mensen durven te benoemen waar het bij de directie zelf niet goed loopt. Peter noemt dat zelf als winst.
• Peter is zich bewuster van zijn eigen valkuilen. Vooral dat hij soms duidelijker moet zijn: dit is jouw verantwoordelijkheid, ga dit ook doen.
• Johan laat meer los. Hij hoeft niet meer in alles mee te beslissen en mee te lopen.
• Er is een RASCI, een skillsmatrix en een inwerkprogramma. Er zijn afspraken over hoe de skillsmatrix wordt gebruikt in beloningsgesprekken.
• Er is een nieuwe medewerker gestart en die doet het goed.

"Het team krijgt meer verantwoording, dus die gaan vliegen. Die krijgen vleugels. Die pakken die rol gewoon goed op."
Johan de Ruijter, eigenaar

Wat het financieel oplevert

Die vraag hebben we gesteld. Het antwoord van Johan:

"Het is voornamelijk een investering in de mensen. Zodat ze zelf ook groeien in de capaciteiten die ze in zich hebben. Dat vind ik eigenlijk nog veel belangrijker dan dat je kan zeggen: het levert dit of dat geld op. En dat is uiteraard ook de waarde van je bedrijf. Die zorgt ervoor dat je ook de toekomst aan kan."

Het advies van Johan aan andere ondernemers

"Begin met een gesprek. Want niet iedereen past altijd bij iedereen. Dus onderzoek dat gewoon en ga het gesprek aan."

Herken je dit?

Zitten bij jullie ook mensen in een nieuwe rol zonder dat helder is waar hun verantwoordelijkheid begint en ophoudt? Plan een kennismaking.